Assistant(e) Administratif(ve) – CDD

Location
France

Contexte

Nous recrutons un(e) Assistant(e) Administratif(ve) pour rejoindre nos équipes en Family Office dans le cadre d’un CDD.

Principales missions

1. Gestion administrative & secrétariat

  • Gestion du courrier (simples et LRAR) : envoi, numérisation, archivage.

  • Rédaction, mise en forme et envoi de documents administratifs.

  • Gestion des appels et relais administratif des chargés d’affaires.

  • Organisation logistique : fournitures, réservation de salles, préparation de dossiers à signer (juridique annuel, AG, etc.).

  • Mise à jour ponctuelle des registres papier.

2. Gestion documentaire & remédiation (GED)

  • Centralisation et transmission à la GED des documents réglementaires requis (statuts, comptes annuels des personnes morales).

  • Diffusion de la documentation juridique à jour lors des opérations impactant les entités (statuts, bénéficiaires effectifs, opérations juridiques).

3. Facturation & CRM

  • Contribution au suivi et au contrôle des données sensibles dans le CRM (en binôme).

  • Relecture des documents de facturation.

  • Publipostage et mise sous enveloppe des factures.

4. Assistance administrative – pôle fiscal

  • Saisie et sécurisation de virements (impôts, comptables, formalistes, factures).

  • Suivi de dossiers administratifs clients (administrations, plateformes).

  • Gestion des espaces impots.gouv pour les personnes morales.

  • Envoi de courriers fiscaux et remplissage de formulaires (ex. 2778).

  • Suivi administratif de notes de frais et de contrats d’assurance au niveau des sociétés suivies au Family Office  

5. Assistance administrative – pôle social & SPD

  • Saisie de virements.

  • Téléchargement, contrôle et fiabilisation des bulletins de salaire (y compris outils intégrant de l’IA).

  • Publipostage de documents sociaux.

  • Participation à la préparation des déclarations de taxe sur les salaires.

Profil recherché

  • Formation administrative / assistanat, avec expérience dans un environnement exigeant (finance, juridique, fiscal, cabinet, banque).

  • Excellente maîtrise des outils bureautiques (Outlook, Pack Office, Adobe Acrobat)

  • Rigueur, sens de l’organisation, fiabilité et discrétion absolue.

  • Capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle et à interagir avec des interlocuteurs variés (équipes internes, clients, administrations).

  • Excellent relationnel et communication écrite et orale professionnelle.

Assistant(e) Administratif(ve) – CDD

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